Notionで今日のタスクを5手で見える化

03状態は3つだけにして、止まった仕事を見つける

状態は「未着手」「進行中」「完了」の3つで足ります。「確認待ち」などを足したくなったら、その仕事のタイトルに相手や用件を書きます。色分けより、次に自分が動くかどうかで分類するほうが一覧を読みやすくできます。

「状態」列のセルをタップし、「未着手」を選びます。選択肢を編集したいときは列名をタップして「プロパティを編集」を開きます。「進行中」と「完了」を追加し、名前は短くそろえます。信号機ほど頼もしくはありませんが、赤信号のまま放置する仕事は減らせます。

完了した行を消す必要はありません。状態を「完了」に変えるだけで、あとで何を済ませたか検索できます。今日の画面からだけ隠す設定を次に作ります。

04期限を入れたら「今日」だけのビューを作る

期限が空欄の仕事まで今日の一覧へ出すと、結局また探すことになります。締切が決まっているものだけ日付を入れ、今日にやる仕事には今日の日付を設定します。ウェブ会議の準備も、開始時刻ではなく準備を始める日を期限にすると取りこぼしにくいです。

1. 1. 右上の「•••」をタップします。
2. 2. 「ビューを追加」をタップします。
3. 3. ビュー名に「今日」と入力します。
4. 4. 「フィルター」をタップします。
5. 5. 「期限」「今日」を選びます。
6. 6. 「状態」「完了ではない」を追加します。

このビューを開けば、期限が今日で未完了の行だけを確認できます。予定が多い日は、すべてを終えるための画面ではなく、次の一件を選ぶ画面として見るのがコツです。

05並べ替えで、今やる仕事を一覧の上へ置く

「今日」ビューができたら、期限の時刻が早い順に並べます。時刻を決めない仕事は、表の上から手を付けたい順に並べ替えるのが実用的です。私は移動の合間に見るため、1画面の上側に三つ程度だけ残すよう、翌日の分は期限を翌日にしています。

右上の「•••」から「並べ替え」を開き、「期限」を選びます。「昇順」にすると、時刻を設定した予定が早い順になります。並び順だけでは優先度を表せないと感じたら、「優先度」プロパティを追加する前に、タスク名の先頭へ「要」「待」を付ける方法も使えます。

プロジェクト管理用の大きな表を後で作る場合も、この「今日」ビューは残せます。入力先が増えても、朝に開く画面を一つに固定すると、確認の習慣が崩れにくくなります。

06会議メモからタスクを1行で足す運用にする

ウェブ会議のメモとタスクを別々の場所へ書くと、宿題だけが消えがちです。会議用ページには決定事項を箇条書きで残し、行動が必要な内容だけを「今日のタスク」へ追加します。オンライン講座の課題やクラウドストレージで受け取った資料にも、この入口を一つにすると探す場所が増えません。

タスクを開いたら、本文に「何を見てから始めるか」と「終わりの条件」を一行ずつ書きます。たとえば「共有された間取り図を確認」「修正点を送信したら完了」です。情報の保管場所ではなく、次の一手を決めるページとして使うと、Notionの検索も後から役立ちます。

作業が翌日に残ったら、期限だけを翌日に変えます。完了していない理由を長く書くより、今日の一覧から消さずに次の着手日へ動かすほうが、朝の確認を短く保てます。